Ley 256: qué exige la facturación electrónica en Panamá

La Ley 256 del 26 de noviembre de 2021 es la norma que convirtió la factura electrónica en el método de emisión obligatorio en Panamá. Si tienes un negocio registrado ante la Dirección General de Ingresos (DGI), define cómo debes emitir tus comprobantes y qué pasa si no cumples.

Qué establece la Ley 256

La Ley 256 se apoya en el Decreto Ejecutivo 766 de 2020, que creó el Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP) y la figura del Proveedor Autorizado Calificado (PAC). Entre ambas normas queda establecido que la factura válida es un archivo electrónico, no un talonario impreso; que ese archivo debe ser validado por la DGI; y que la validación se hace a través de un PAC autorizado o del Facturador Gratuito de la DGI.

El cambio de fondo es ese: la factura deja de ser un documento que tú imprimes y pasa a ser uno que la DGI aprueba en el momento de emitirlo.

A quiénes aplica y desde cuándo

• 2022 — las empresas que se registran nuevas ante la DGI adoptan la factura electrónica como único método válido.
• 2023 a 2025 — calendarios sectoriales que obligan a contadores, tecnología, comercio mayorista, salud y otros sectores.
• 1 de enero de 2026 — obligación general para personas jurídicas que excedan B/.36,000 anuales.

Dicho de otra forma: la obligación general ya está vigente. Si superas ese monto y todavía emites en papel, estás fuera de norma hoy, no en una fecha futura.

Comprobantes que reconoce la DGI

La factura de operación interna cubre las ventas dentro de Panamá. La factura de exportación aplica a operaciones hacia el exterior, con su propio tratamiento de ITBMS. Las notas de crédito y débito corrigen, ajustan o anulan una factura ya aceptada. Si la estructura del archivo no cumple el esquema oficial, la DGI la rechaza, y una factura rechazada no existe para efectos fiscales.

CUFE y CAFE

El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es el código que la DGI devuelve al aprobar tu factura: funciona como huella digital y la vuelve inalterable. El CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica) es la representación impresa o digital que entregas al cliente, con código QR para consultar el original.

La distinción importa: lo que le entregas al cliente es el CAFE; lo que tiene validez fiscal es el archivo electrónico respaldado por el CUFE.

Las dos formas legales de cumplir

El Facturador Gratuito de la DGI no tiene costo y sirve para volúmenes bajos, pero es manual y no se integra con tu punto de venta ni tu contabilidad. Un PAC firma, transmite y valida tus comprobantes en tiempo real, y además resuelve lo operativo: emisión desde caja, integración con tu software, emisión masiva y soporte. El panorama completo está en la guía de facturación electrónica en Panamá.

Sanciones por incumplimiento

Las multas van de B/.100 a B/.5,000 por cada comprobante no emitido o emitido incorrectamente. La sanción es por comprobante, no por período. Y el riesgo mayor no siempre es la multa: el incumplimiento puede costarte el paz y salvo fiscal, necesario para licitaciones públicas y trámites gubernamentales.

Cómo se ve una factura electrónica válida

Lo que tu cliente recibe es el CAFE, y tiene que poder leerse sin conocimientos técnicos. Un CAFE bien emitido muestra la razón social y el RUC de quien emite, los datos del adquirente, el detalle de la operación con el ITBMS desglosado, el CUFE completo y un código QR para verificar el documento contra el sistema de la DGI.

Ese QR es la parte que más se subestima. Es lo que le permite a un cliente, a un auditor o a un proveedor comprobar por su cuenta que el comprobante existe en el SFEP y no es una impresión cualquiera.

Notas de crédito y notas de débito

La nota de crédito reduce o anula una factura ya emitida: la usas cuando devuelven mercancía, cuando aplicas un descuento posterior o cuando facturaste de más. La nota de débito hace lo contrario, aumenta el monto de una operación ya documentada, y aparece sobre todo por intereses, recargos o cargos que no estaban en la factura original.

Las dos son comprobantes electrónicos por derecho propio: llevan su propio CUFE, se transmiten a la DGI igual que una factura y consumen folio. Por eso emitir bien la primera vez sale más barato que corregir.

Ventas a consumidor final

No todas tus ventas son a empresas. Cuando el cliente es una persona que no va a usar el documento para descargar impuesto, el comprobante se emite igual, con los datos mínimos del adquirente. Lo que no puedes hacer es dejar de emitirlo: la obligación no depende de quién compra ni del monto de la venta.

Qué te exige la ley además de emitir

Emitir es la mitad del cumplimiento. También tienes que entregarle el comprobante al adquirente y conservar los archivos electrónicos, que son los que tienen validez fiscal: la impresión es una representación del documento, no el documento. Si tu herramienta no te deja descargar esos archivos, tienes un problema de cumplimiento aunque estés emitiendo correctamente.

Quién es quién en el SFEP

El sistema tiene cuatro participantes y entender el papel de cada uno evita la mayoría de las confusiones. La DGI define las reglas y aprueba cada comprobante. El emisor es tu negocio, responsable de que los datos sean correctos. El PAC es el proveedor autorizado que firma y transmite en tu nombre. Y el adquirente es quien recibe el documento, que tiene derecho a exigirlo.

La responsabilidad no se traslada: aunque el PAC transmita por ti, el contenido de la factura sigue siendo tuyo. Por eso el trabajo previo, el catálogo ordenado y los datos del cliente al día, es lo que más rinde después.

Qué pasa con lo que facturaste antes

La Ley 256 no te obliga a reemitir el pasado. Los comprobantes emitidos válidamente bajo las reglas anteriores siguen siendo válidos; lo que queda fuera de norma es seguir emitiendo en papel una vez que te alcanzó la obligación. Y una vez dentro del sistema, la numeración y el respaldo los administra el sistema, no tu talonario.

Si todavía facturas en papel

• Confirma tu situación ante la DGI: RUC, DV, razón social y actividad económica al día.
• Decide entre el Facturador Gratuito y un PAC según tu volumen y si necesitas integrarlo con otro sistema.
• Ordena tu catálogo antes de migrar, con precios e ITBMS por línea.
• Define quién emite dentro del negocio y desde qué dispositivo lo hace.
• Haz una emisión de prueba antes de tu primer día real de operación.

El paso a paso con los plazos y los requisitos está en cómo cumplir con la DGI en 2026.

Preguntas frecuentes

¿Desde cuándo es obligatoria? Para empresas nuevas, desde 2022. Por sectores, entre 2023 y 2025. De forma general, desde el 1 de enero de 2026 para personas jurídicas que superen B/.36,000 anuales.

¿Puedo corregir una factura ya emitida? No se borra: se emite una nota de crédito o débito que la corrige o la anula.

¿Cuánto tarda activarse con un PAC? Menos de 24 horas desde que entregas tu RUC. El paso a paso está en la guía para cumplir con la DGI.

Siguiente paso

Si ya sabes que necesitas un PAC, lo siguiente es elegir cómo vas a facturar: desde el navegador con FácilWeb, desde el celular con FácilApp, o conectando tu sistema con FácilConnect. Compáralos todos en productos o escríbenos.